Seit wann sind Sie Rechtsanwaltsfachangestellte und warum haben Sie diesen Beruf gewählt? Hätten Sie lieber etwas anderes gemacht?

Seit 1990 bin ich ausbildete Rechtsanwaltsgehilfin, so nannte man das noch zu meiner Ausbildungszeit. Mir war klar, dass ich gerne in einem Büro arbeiten möchte. Daher standen Bürokauffrau oder Rechtsanwaltsgehilfin für mich zur Wahl. Ich habe mich dann schließlich für Letzteres entschieden. Zum einen, weil die Ausbildung nur 2 ½ Jahre dauerte und zum anderen, weil ich es spannend fand, dass die Arbeiten in einer Anwaltskanzlei sehr vielfältig und abwechslungsreich sein können. Ich hatte auch während meiner Schulzeit ein 14-tätiges Praktikum als Verwaltungsfachangestellte bei der Berufsberatung gemacht. Dabei hatte ich festgestellt, dass mir die Arbeit in einem Büro sehr viel Spaß macht.

Welche Fähigkeiten sind aus Ihrer Sicht für diesen Beruf unverzichtbar?

In jedem Beruf ist es wichtig, dass man Engagement zeigt, sich Wissen aneignen möchte und das, was man tut, auch mag und lebt. Natürlich muss man in unserem Beruf Deutsch in Wort und Schrift gut beherrschen können. Darüber hinaus sollte man auch eigenständig arbeiten können und wollen. Auch sollte man ein Verantwortungsbewusstsein entwickeln oder haben, denn ohne geht es in diesem Beruf meiner Meinung nach nicht. Gerade in unserem Beruf ist es wichtig, dass man einen Überblick über die Arbeit hat, wie z.B. Fristen/Termine und alles was mit unseren Aufgaben zu tun hat. Auch sollte man aufmerksam sein und mitdenken. Man sollte für Neuerungen offen sein, denn in unserem Beruf gibt es doch immer wieder Änderungen, die man verinnerlichen muss. Man sollte organisatorische Fähigkeiten haben, sorgfältiges und auch vorausschauendes Arbeiten ist auch sehr wichtig, ebenso Verschwiegenheit und ein respektvolles Miteinander.

Bei bestimmten Fachgebieten, für die die Kanzlei spezialisiert ist, sollte man auch ein gewisses „Feingefühl“ und Empathie mitbringen und Teamplayer sein. In einer Anwaltskanzlei, so mein Empfinden, sollte und muss man als Team funktionieren und sich auf sein Umfeld verlassen können.

Was war die größte Herausforderung in Ihrer bisherigen Laufbahn?

Es gab sicherlich mehrere für mich. Ich war damals in einer großen Kanzlei angestellt und wollte etwas Neues. Ein angestellter Rechtsanwalt hat sich dann selbständig gemacht und ich bin mit ihm mitgegangen. Büroräume mussten neu einrichtet werden, es galt, ein neues Computersystem zu erlernen usw. Wir hatten damals schon einige Mandate aus der alten Kanzlei mitgenommen. Das war mit viel Arbeit verbunden, um alles auf den neuesten Stand zu bringen, u.a. mussten die mitgenommenen Akten ins neue Anwaltsprogramm aufgenommen werden. Als einzige Mitarbeiterin musste ich mich um alles kümmern, wie z.B. Kanzleieinkäufe, Bestellungen, Mandatsbearbeitung, Buchhaltung, Urlaubsvertretung für meinen damaligen Chef usw. Ich habe aber sehr viel gelernt, gerade selbständig zu arbeiten, was ich vorher natürlich auch schon gemacht habe, aber dort fast ausschließlich eigen- und selbständig.

Eine weitere Herausforderung war dann für mich, nach meiner dreijährigen Elternzeit wieder in meinen Beruf einzusteigen. Nicht etwa die Arbeit an sich, sondern eine neue Kanzlei. Dort musste ich erst wieder meinen Platz finden, mit neuen Kolleginnen, neuen Anwälten, neue Fachgebiete. Auch dass ich dann keine Vollzeitkraft mehr war, sondern in Teilzeit gearbeitet habe. Da muss man sich erst einmal beweisen, dass man was kann. Mir war es auch als Teilzeitkraft immer wichtig, dass ich nicht darüber definiert werde, dass ich Mutter bin und „nur halbtags“ arbeite, sondern dass meine Arbeitsleistung und meine Einsatzbereitschaft zählen.  

Wie hat sich Ihr Beruf bzw. haben sich die Anforderungen an Ihren Beruf in den letzten Jahren verändert?

Die größte Veränderung seit meiner Ausbildung sehe ich in der Digitalisierung, wie E-Akte, beA. Die Arbeiten sind schnelllebiger und herausfordernder geworden, weil man nicht mehr auf Post oder Unterlagen in Papierform warten muss. Jetzt wird alles digital übersandt oder per E-Mail miteinander kommuniziert. Man bekommt schneller eine Rückmeldung und kann viel schneller reagieren. Daher hat man immer genügend Arbeit und muss nicht Papierpost etc. abwarten. Da es immer wieder Neuerungen in der Technik gibt, sollte man sich hierzu nicht versperren, sondern offen sein, etwas Neues zu erlernen. 

Arbeiten, Aufgaben und Anforderungen an eine Rechtsanwaltsfachangestellte sind trotz der digitalen Zeiten noch dieselben wie früher. Es ist ein anderes Arbeiten, in Bereichen, wie z.B. der Zwangsvollstreckung ein „einfacheres“ Arbeiten, da man keine Formulare z.B. mehr mit der Hand oder einer Schreibmaschine ausfüllen muss, aber dies setzt voraus, dass die Akten entsprechend aktuell und fehlerlos sind, weil die meiste Korrespondenz nur noch digital geführt wird.

Dadurch, dass kaum „Papierpost“ in den Kanzleien ist bzw. schriftliche Dokumente zu bearbeiten sind, die man immer wieder „hervorholen“ kann, muss man umso aufmerksamer und konzentrierter arbeiten. Auch hat man durch die digitale Akte weniger Überblick über die eingehende Post (wenn man sie nicht direkt digital im Blick hat), als wenn man die eingehende Post auf die Papierakte heftet. Da hatte man früher dann auf einen Blick anhand des Aktenstapels gesehen, was an Post angekommen ist. Es ist dann doch etwas anderes, wenn ich Papier vor mir liegen habe, das ich sozusagen immer wieder bei Vorlage der Akte in der „Hand halte“, als eine komplett digitale Akte. Daher muss man bei der digitalen Akte schon zweimal hinsehen und auch entsprechend markieren, beschreiben und ablegen, damit der Inhalt der Post gleich klar zu erkennen ist.

Die Technik/Digitalisierung mag in manchen Teilen komfortabler geworden sein, andererseits passieren leichter individuelle Fehler.

Ich glaube, dass sich die Anforderungen einer Rechtsanwaltsfachangestellten zur jetzigen Zeit nicht großartig verändert haben. Es wurde damals schon auf selbständiges, vorausschauendes, eigenständiges, vorbereitendes, sorgfältiges und organisiertes Arbeiten Wert gelegt. Auch glaube ich, dass die ältere Generation an Anwälten gerne die Fäden selbst in der Hand hatte und den Mitarbeitern vielleicht nicht so viel zugetraut hat wie heute.

Da es immer weniger Auszubildende zur Rechtsanwaltsfachangestellte gibt, gibt es weniger Fachkräfte. Somit hat die ältere Generation vielleicht in der heutigen Zeit aufgrund ihrer Berufserfahrung mehr Chancen, bei einem Arbeitgeberwechsel oder bei einem Wiedereinstieg als zu meiner Ausbildungszeit, wo noch viele Fachkräfte sozusagen auf dem „Markt“ waren. Dafür ist aber die Erwartungshaltung an die Fachkräfte höher. 

Meines Erachtens gibt es auch vermehrt größere Kanzleien (mit mehreren Anwälten), da sie durch verschiedene Referate größer aufgestellt sein möchten. Dies führt auch dazu, dass man oft verschiedene Referate bearbeitet, was noch abwechslungsreicher ist.

Würden Sie die Ausbildung zur Rechtsanwaltsfachangestellten jungen Menschen empfehlen? Wenn ja, warum? Wenn nein, warum nicht?

Ich kann meinen Beruf auf jeden Fall empfehlen. Er ist sehr abwechslungsreich, interessant, umfangreich und vielschichtig. Wer gerne selbständig und organisiert arbeitet, hat hierzu die Chance. Der Bedarf an Rechtsanwaltsfachangestellten ist immer da. Rechtsanwaltsfachangestellte sind nicht an Anwaltskanzleien gebunden, sie werden auch gerne an anderen Orten oder auch in anderen Branchen, wie z.B. Gerichten, Versicherungen etc. übernommen. Wer nicht gerne selbständig arbeitet, nicht gerne im Büro sitzt, nur auf Arbeitsanweisung arbeitet, wer nicht stressresistent ist, dem würde ich das nicht empfehlen.

Gibt es typische Fehler, die Berufsanfänger vermeiden können?

Berufsanfänger neigen vielleicht dazu, sich nicht richtig über den zu erlernenden Beruf informiert zu haben und merken erst später, dass es ihnen nicht gefällt. Ich bin daher dafür, dass man so viele Praktika wie möglich macht, um in verschiedene Berufe reinzuschnuppern. Ich glaube, dass dies sehr hilfreich bei der Berufswahl sein könnte, um eben zu vermeiden, dass man dann die Ausbildung abbricht. Berufsanfängern wäre auch zu empfehlen, eine Berufsberatung aufzusuchen, um dort zu besprechen, welche Fähigkeiten man selber hat oder welche Vorstellungen von einem Beruf bestehen. Wenn einem ein Beruf gar nicht zusagt, sollte man dann ehrlich zu sich selber sein und sich umorientieren. Denn wenn man in seinem Beruf unglücklich ist, kann man auch den Erwartungen nicht entsprechen.

Berufsanfänger sollten nicht in die Ausbildung mit der Erwartung gehen, dass sie gleich alles können oder können müssen oder sich selbst unter Druck setzen. Als Berufsanfänger sollte man vielleicht nicht alles als Kritik ansehen, wenn man sie z.B. auf Fehler hinweist. Eigeninitiative finde ich auch sehr wichtig. D.h. nicht immer abwarten, bis man Arbeit zugewiesen bekommt, sondern auch selbständig etwas erledigen. Nicht zu schüchtern sein und allem aufgeschlossen entgegentreten. Unpünktlichkeit, Unzuverlässigkeit und Respektlosigkeit sollten vermieden werden.

Was motiviert Sie, diesen Beruf weiterhin auszuüben?

Das kann ich kurz und knapp beantworten: Ich mache meine Arbeit sehr gerne, hab Spaß daran, auch wenn er teilweise sehr stressig und umfangreich sein kann. Ich mag das vielschichtige: Mit Menschen arbeiten, die Arbeit ist oft sehr abwechslungsreich, kein Tag ist gleich. Mich motiviert es, dass ich mich einbringen und selbständig arbeiten kann, dass ich anwaltsunterstützend arbeite, ich organisiere gerne mit, man lernt immer wieder Neues dazu. 

Das Interesse junger Menschen an Ihrem Beruf schwindet. Haben Sie Vorschläge, was besser gemacht werden kann, um dies zu ändern?

Mir war gar nicht bewusst, dass sich so wenig junge Menschen für unseren Beruf interessieren. Zu meiner Zeit war das ganz anders. Da waren die Berufsschulen voll mit Schülern aus unserem Berufsfeld.

Vielleicht könnte es etwas ändern, wenn man für Rechtsanwaltsfachangestellte mehr Werbung (oder Stellenangebote) über Social-Media machen würde. Kanzleien könnten durch Aushänge (wenn es so etwas noch gibt) in Schulen Praktikumsplätze anbieten. Wenn man Schulpraktikanten hat, sollte man diesen vermitteln, wie interessant unser Beruf ist und ihnen auch wirklich einen Einblick in den Beruf geben und nicht nur „Hilfsarbeiten“ geben oder machen lassen. Vielleicht sollten auch mehr Berufsberater in die Schule kommen oder Klassen zur Berufsberatung gehen. Dort gibt es sehr interessante Berufsorientierungstests.

Kanzleien bzw. die Anwaltschaft haben zum Teil einen schlechten Ruf. Fehlende Wertschätzung, schlechte Bezahlung, schlechte Arbeitsbedingungen, Überforderung, Unterforderung, fehlende Kommunikation. Was sind Ihre Erfahrungen?

Bis auf schlechte Arbeitsbedingungen und Unterforderung habe ich die Erfahrung von fehlender Wertschätzung, schlechte Bezahlung, Überforderung, fehlende Kommunikation, Überstunden und Ausnützen gemacht. Einige dieser Punkte konnten manchmal auch durch intensive Gespräche ausgeräumt oder dann tatsächlich auch mal durch einen Arbeitgeberwechsel geändert werden, wenn die negativen Umstände nicht geklärt werden konnten. In der einen oder anderen Kanzlei war der Druck immens hoch, was auch zum Teil dem geschuldet war, dass die Kanzleien unterbesetzt waren. Da kann man dann schon an seine Grenzen kommen.

Ich habe auch schon mal in einer Kanzlei gearbeitet, in der Auszubildende nicht unbedingt „ausgebildet“ wurden, also mehr „Mädchen für alles“ waren, aber nicht wirklich dem Ausbildungsjahr entsprechend ausgebildet wurde. Das fand ich sehr schade. Wenn man keinen guten Ausbilder hat, der einem wirklich etwas beibringt, da kann ich mir gut vorstellen, dass man dann keine Lust mehr auf die Ausbildung hat und diese ggf. abbricht.

Wie das jetzt in Ausbildungsbetrieben ist, weiß ich nicht, allerdings war das zu meiner Ausbildungszeit auch oft Thema, dass Auszubildende sehr oft mit Kaffee kochen, Sachen sortieren, Einkäufen oder mit Arbeiten überschüttet wurden, die nichts mit einer Ausbildung zu tun hatten. Vielleicht ist das auch ein Grund dafür, dass auch viele Rechtsanwaltsfachangestellte nach ihrer Ausbildung in einen anderen Berufszweig gehen.

Was war die skurrilste Situation, die Sie in einer Kanzlei erlebt haben?

Kanzleidurchsuchung durch Polizei und Staatsanwalt, sowie ein Mandant, der Fußfesseln aufgrund einer einstweiligen Verfügung (Gewaltschutz) tragen musste, sich der Person dennoch genähert hatte, was er nicht durfte und in unserer Kanzlei bei einer Besprechung mit dem zuständigen Rechtsanwalt von der Polizei bei uns abgeholt wurde.

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Seit wann bist du ReFa und was war deine Motivation, den Beruf zu erlernen?

Ich bin seit 2007 ReFa. Meine Motivation war in erster Linie mein Sohn. Bei meiner ersten Ausbildung zur Zahnarzthelferin wusste ich, dass das als alleinerziehende Mama mit Kleinkind problematisch werden könnte, da ein pünktliches Nach-Hause-Kommen erfahrungsgemäß eher schwierig war. Deshalb wollte ich mich umorientieren. Außerdem habe ich mich schon immer mehr im Büro gesehen und der Verdienst als ReFa im Vergleich zur Zahnarzthelferin hat mich ebenfalls motiviert.

Du warst einige Jahre festangestellt, seit geraumer Zeit bist du freiberuflich. Was hat sich für dich verändert, seit du freiberuflich arbeitest – im Vergleich zur Festanstellung?

Ich arbeite jetzt nicht mehr nur für eine Kanzlei, da das steuerrechtlich nicht machbar ist. Im Moment sind daher drei Kanzleien meine Auftraggeber. Verändert hat sich in erster Linie, dass ich mich ganz anders organisieren und motivieren muss. Als Festangestellter weißt Du, wann Du in der Arbeit sein musst und wann Du in der Regel nach Hause kommst. Jetzt muss ich mir meinen Tag selbst strukturieren. Das war anfangs ungewohnt aber man wächst hinein.

Ich bin aber auch flexibler geworden. Ich kann überwiegend selbst entscheiden wann ich wie arbeite oder wie ich meine privaten Termine lege. Verändert haben sich auch die Tätigkeiten. In einer Festanstellung ist man in den gesamten Kanzleiprozess eingebunden. Als Freiberuflerin bekomme ich meist gezielte Aufgabenpakete. Das ist sinnvoll, aber manchmal fehlt mir der Rundumblick, weil ich grundsätzlich gerne von allem etwas mache.

Mit welchen drei Worten würdest du deinen Beruf beschreiben?

Abwechslungsreich, anspruchsvoll und manchmal auch fordernd.

Welche Aufgaben übernimmst du besonders gern? Gibt es Dinge, die du lieber abgibst?

Ich schreibe gerne Rechnungen, telefoniere gerne, allerdings betrifft mich das Telefon durch die Selbstständigkeit nicht mehr wirklich. Ich rufe gerne die elektronische Post ab und diskutiere auch gerne z.B. mit der Versicherung. Ich mag die Dinge, die wir selbstständig erledigen können. Was ich am ehesten abgeben würde, ist die Zwangsvollstreckung. Die habe ich so selten, dass ich nicht richtig in der Routine bin.

Wie organisierst du dich, wenn du für mehrere Kanzleien gleichzeitig arbeitest?

Das kommt immer darauf an, welchen Bereich ich gerade in den Kanzleien mache. Ist es etwas Dringendes oder etwas, das gemacht werden muss, damit andere weiterarbeiten können, fange ich damit an. Oder ich teile es mir auf, bei wem die meiste Arbeit anfällt, dort geht es los. Das ist ja ganz gut abzuschätzen. Mit einer Kollegin, die Teilzeit arbeitet, versuche ich mich so abzustimmen, dass wir uns nicht überschneiden. Aber pauschal kann ich das nicht sagen. Die Prios verschieben sich immer wieder.

Gab es in deiner Laufbahn als ReFa einen besonders kuriosen oder herausfordernden Fall, der dir im Gedächtnis geblieben ist?

Keinen Fall. Aber eine Person ist mir in Erinnerung geblieben. Ein Mandant, der mich am ersten Tag in einer neuen Kanzlei – mein erstes Telefonat dort, total angeschrien und rund gemacht hat. Ich hatte noch keine Ahnung von den Abläufen und den Mandanten und war komplett überfordert. Normalerweise hätte ich in so einer Situation aufgelegt, aber am ersten Tag macht man das natürlich nicht. Später stellte sich heraus, dass er regelmäßig so ausfällig wurde. Ein kleiner Trost – aber ein Erlebnis, das sich eingebrannt hat.

Was würdest du deinem jüngeren Ich raten, wenn es gerade die Ausbildung zur ReFa beginnt?

• Kümmere dich um dein Berichtsheft! Es ist total nervig alles nachzuschreiben!
• Lass dich nicht durch äußere Einflüsse von Deinem Ziel ablenken.
• Fang nicht kurz vor knapp mit Lernen für die Abschlussprüfung an, dann musst du auch nicht 24/7 durchpauken.

Was würdest du jungen Menschen raten, die heute in den Beruf einsteigen?

Die Ausbildung eventuell eher in einer kleineren Kanzlei machen, da man in der Regel schneller in alles mit eingebunden wird und dadurch mehr und oft schneller etwas lernt.

Durchhalten (gilt für jeden Beruf)! Drei Jahre wirken in jungen Jahren oft so lange, aber rückblickend ist es dann doch schnell vorbei. Mach deine Ausbildung ordentlich, denn schon seit Jahren werden gute ReFas immer gesucht. Mittlerweile ist es wohl auch wichtig darauf zu achten, ob die Kanzlei technisch mit der Zeit geht, digital arbeitet und offen für Neues z.B. KI ist.

Was darf auf deinem Schreibtisch niemals fehlen?

Taschenrechner, Stifte, Zettel/Post-its bzw. Schmierzettel.

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